Transkribator - Das mobile Büro

Automatisierung der Transkription von Diktaten

Ausgangssituation

In der bisherigen Praxis werden Diktate aufgezeichnet und anschließend per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter versendet. Zwar erlaubt das Diktieren während Autofahrten eine effiziente Nutzung der Zeit, jedoch wird dies durch gesetzliche Vorgaben stark eingeschränkt. Profis im Bereich des Diktats wissen, dass eine blinde Bedienung von Handys für diesen Zweck nicht geeignet ist. Oftmals ist „weniger mehr“, und dies wird durch professionelle Diktiergeräte mit intuitiven Bedienelementen wie Schiebereglern und funktionalen Knöpfen ermöglicht. Diese Geräte erleichtern es, den Prozess zu optimieren und Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen. Zudem wird der Arbeitsalltag der Mitarbeiter verbessert, indem mühsame Aufgaben, wie das manuelle Umwandeln von Sprache in Text, reduziert werden. Es ist unwahrscheinlich, dass Büroangestellte begeistert sind, Zeit mit der Umwandlung zahlreicher Diktate zu verbringen, wenn diese Zeit für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnte.

Ziel des Projekts

Ziel des Projekts war es, eine Plattform zu entwickeln, die den Prozess der Diktataufzeichnung und -verarbeitung automatisiert. Diese Plattform soll es ermöglichen, Audiodateien in verschiedenen Formaten automatisch hochzuladen. Die Dateien werden anschließend codiert, transkribiert und dem passenden Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Der Upload kann über verschiedene Kanäle erfolgen, darunter E-Mail, SFTP-Upload oder ein Online-Formular. Zusätzlich sollte die Plattform verschiedene E-Mail-Konten verwalten, von denen Transkribierungsaufträge importiert und verarbeitet werden.

Die Transkription erfolgt über ChatGPT und soll in Zukunft auch die Möglichkeit bieten, Texte in andere Sprachen zu übersetzen. Am Ende des Prozesses bleibt lediglich eine Überprüfung im Büro, bei der der gesprochene Text mit der transkribierten Version abgeglichen wird. Dies ist besonders relevant für komplexe Texte, beispielsweise im juristischen Bereich, bei denen höchste Genauigkeit erforderlich ist.

Ausgangsprozess

Vor der Einführung der neuen Lösung wurde jeder Diktattext klassisch aufgenommen und per E-Mail zugestellt. Die erhaltenen Audiodateien mussten anschließend manuell in Text umgewandelt werden, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Im Laufe der Zeit gingen durch diesen manuellen Prozess erhebliche Arbeitsstunden verloren, was die Effizienz deutlich beeinträchtigte.

Optimierter Prozess

Mit der Einführung der neuen Plattform wird der Prozess nun vollständig automatisiert:

1. Upload der Audiodateien: Diktate werden in verschiedenen Formaten über mehrere Kanäle hochgeladen (E-Mail, SFTP oder Webformular).
2. Automatisierte Transkription: Die Audiodateien werden von der Plattform codiert und anschließend durch ChatGPT transkribiert.
3. Verteilung der Texte: Die transkribierten Texte werden automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, basierend auf den hinterlegten Informationen.
4. Kontrollprozess: Im letzten Schritt erfolgt eine manuelle Überprüfung durch Mitarbeiter im Büro, um sicherzustellen, dass der transkribierte Text den gesprochenen Inhalten korrekt entspricht. Dies ist besonders wichtig bei rechtlichen Dokumenten.

Erweiterungsmöglichkeiten

In Zukunft soll die Plattform auch die Möglichkeit bieten, die transkribierten Texte in verschiedene Sprachen zu übersetzen, um den Prozess noch vielseitiger und effizienter zu gestalten. Diese Funktion wird insbesondere für internationale Kunden von Nutzen sein, die Übersetzungen ihrer Texte in Echtzeit benötigen.

Fazit

Mit der neuen Lösung wurde eine effiziente und automatisierte Plattform geschaffen, die den bisherigen Prozess erheblich beschleunigt und die Arbeitslast der Mitarbeiter reduziert. Das Diktieren kann nun problemlos während der Autofahrt mit einem professionellen Diktiergerät erfolgen. Die nachfolgende manuelle Bearbeitung durch Mitarbeiter wurde weitgehend automatisiert, wodurch wertvolle Zeit eingespart wird.

Die Automatisierung führte nicht nur zu einer signifikanten Reduktion der Arbeitsstunden, sondern erhöhte auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei der Transkription komplexer Texte.