Warenfluss Kontrolle

Optimierung des Versandprozesses mit Videodokumentation

Ausgangssituation

Im Versandhandel treten häufig Herausforderungen auf, wenn es um die fehlerfreie Zustellung von Paketen geht. Insbesondere im Fall hoher Versandvolumina ist es nur eine Frage der Zeit, bis Fehler auftreten. Häufige Probleme sind falsche oder fehlende Inhalte in den Sendungen, was in der Vergangenheit wiederholt zu Beschwerden geführt hat. Der Kunde hatte Schwierigkeiten, die genauen Ursachen nachzuvollziehen und Maßnahmen zur Verbesserung einzuleiten.

Ziel des Projekts

Das Ziel des Projekts war es, eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation des Versandprozesses zu ermöglichen. Konkret sollte eine Lösung entwickelt werden, mit der jedes Paket genau verfolgt werden kann, um zu wissen, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Waren an welchen Kunden versendet hat. Durch die Integration einer Videodokumentation sollte es möglich sein, den Verpackungsprozess bei Bedarf visuell zu überprüfen.

Zudem musste die Lösung so gestaltet sein, dass sie sich einfach in den bestehenden Versandablauf integrieren lässt, ohne zu erheblichen Verzögerungen zu führen. Alle Versandmitarbeiter sollten die Lösung an ihren Packtischen über einen Browser nutzen können. Das aufgenommene Video sollte auf einem Server gespeichert und der Bestelleintrag im Warenwirtschaftssystem mit den entsprechenden Daten (Mitarbeiter, Versandzeitpunkt) aktualisiert werden.

Ausgangsprozess

Vor der Optimierung sah der Versandprozess folgendermaßen aus:

• Zuerst wurden Rechnungen ausgedruckt und die zuvor gepickten Produkte in das Paket gelegt.
• Anschließend wurde das Versandlabel mit einem Handscanner gescannt, und das Paket wurde manuell in einer Excel-Tabelle vermerkt.
• Ein Problem bestand darin, dass die Rechnungsnummer nicht immer auf den Versandlabels verfügbar war, was zu Fehlern in der Nachverfolgung führte.

Optimierter Ablauf

Durch die Projektumsetzung wurde der Versandprozess wie folgt optimiert:

1. Scan der Rechnung: Anstatt das Paketlabel zu scannen, wird nun die Rechnung vor dem Einpacken gescannt. Dies ermöglicht eine genaue Zuordnung der Bestellung und stellt sicher, dass die Sendung korrekt getrackt wird.
2. Start der Videodokumentation: Mit dem Scan der Rechnungsnummer beginnt automatisch die Videoaufnahme des Verpackungsvorgangs. Diese Aufnahme dient als Nachweis für den Inhalt des Pakets.
3. Eindeutige Verpackung: Die Ware wird in einem speziell markierten Bereich des Packtisches verpackt, um eine klare Sicht im Video zu gewährleisten.
4. Abschluss der Sendung: Sobald die Ware verpackt und das Versandlabel angebracht ist, beendet ein erneuter Scan einer weiteren Rechnung den Verpackungsprozess und die Videodokumentation. Die relevanten Daten (Mitarbeiter, Versandzeitpunkt) werden automatisch in der Datenbank aktualisiert.
5. Unterbrechung des Prozesses: Falls eine Unterbrechung notwendig ist, gibt es zwei Optionen: Der Prozess kann entweder manuell gestoppt oder läuft nach einer festgelegten Zeit automatisch ab.

Benutzerfreundliche Lösung

Alle Versandmitarbeiter können sich an verschiedenen Packtischen in die browserbasierte Benutzeroberfläche einloggen und ihre Aufgaben ohne nennenswerte Verzögerung abwickeln. Die Integration der Videodokumentation hat den Prozess nicht verlangsamt, sondern ermöglicht eine effiziente und präzise Nachverfolgung der Sendungen.

Erweiterung auf Retouren

Nach der erfolgreichen Einführung im Versandprozess wurde die Videodokumentation auch auf Retouren ausgeweitet. Der Ablauf ist ähnlich und ermöglicht nun auch eine lückenlose Dokumentation bei der Bearbeitung von Rücksendungen.

Fazit

Seit der Implementierung der Lösung konnte die Fehlerquote um 75 % reduziert werden. Kundenanfragen und Reklamationen bezüglich falscher oder fehlender Inhalte wurden erheblich minimiert. In Problemfällen kann dem Kunden jetzt schnell und transparent das Verpackungsvideo zur Verfügung gestellt werden, was das Vertrauen in den Service deutlich gesteigert hat.

Typische Rückmeldungen lauten nun:

• „Der Postbote hatte das Paket in der Mülltonne platziert.“
• „Ach, Sie haben ein Video gemacht? … Paket angekommen.“

Dank der neuen Lösung können echte Fehler kundenfreundlich und effizient gelöst werden.